Satsning på att få ökad delaktighet och ett gemensamt sätt att arbeta

Medarbetare inom en förhållandevis ny verksamhet inom Västra Götalandsregionen, enheten för Informatik och Standardisering leds av Sara Almvide som vill se allas potential och erbjuda delaktighet i alla beslut om arbetssätt. ”Vi har kommit fram till detta nya arbetssätt tillsammans” – och som för att själv inte påverka sina medarbetare, valde att engagera externa mötesfacilitatorer från incubit.

Grupputveckling genom facilitering

Enheten för Informatik och standardisering är en ganska ny enhet som adresserar en viktig pusselbit i arbetet med att inom regionen kunna erbjuda bättre vård med strukturerad information. Informatik handlar om hur informationen i IT-system struktureras och hanteras.  Fler och fler IT-system förväntas utbyta information och patienter förväntar sig tillgänglighet till information oavsett vilken vårdenhet de besöker. Därför är det är viktigt med en enhetlig struktur i den information som hälso- och sjukvårdspersonal använder i sitt arbete och det är här informatik kan göra för skillnad.

Incubit fick uppdraget att planera och leda ett antal enhetsmöten med hela personalen på 18 personer. De sex workshoparna planerades in och genomfördes under en kort kalendertid och krävde mycket engagemang av deltagarna både mellan och under respektive workshop. Tanken var att genom att förbereda och praktisera på ett antal verklighetstrogna uppdrag samtala och på så sätt illustrera olikheter mellan roller och team och skillnader i sättet att arbeta. Syftet med varje workshop stämdes av med enhetschef och teamledare för att matcha var enheten befann sig i sin ”förändringsresa”. Resultatet från varje workshop dokumenterades av incubit men processen var lika viktig som målet. När fokus vändes mot att skapa ensade arbetssätt fick faciliteringsmetoderna anpassas från att ha varit lyssna och presentera till att experimentera och utforska.

Genom övningar och mellanliggande arbete skapades positiva effekter inom enheten. En utökad förståelse för varandras sätt att tänka och insikt i allas unika erfarenheter uppnåddes. Det blev en bättre förståelse för enhetens dagliga arbete och det skapades en samsyn över det önskade läget.

Incubits insats var klar när den första gemensamma arbetsprocessen var redo att tillämpas vilket direkt skedde veckan efter. Ett intensivt arbete som med stöd från externa facilatorer involverat alla på samma villkor ”har givit oss möjlighet att öva på att samarbeta”. ”För oss är det viktigt att alla har varit delaktiga och att vi nu tar gemensamt ansvar för framtiden” säger enhetschef Sara Almvide.

Resterande verksamhetsutveckling sker inom enheten där medarbetarna växeldrar för att koordinera och säkerställa fortsatt involvering av alla.