Socialtjänsten i Härryda kommun hade behov av att öka förståelsen för verksamhetens processer. Uppdraget innebar att kartlägga nuläget, identifiera variationer och skapa ett gemensamt underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Socialtjänsten i Härryda kommun bedriver ett omfattande och viktigt arbete i en komplex och föränderlig miljö där flera verksamheter, roller och funktioner behöver samverka för att möta invånarnas behov. Samtidigt präglades arbetet av att processer i stor utsträckning var outtalade eller varierade mellan olika delar av organisationen, vilket är naturligt i en organisation av denna storlek. Det gjorde att sektorns ledning ville skapa förutsättningar för en kvalitetssäkrad, kostnadseffektiv, rättssäker och samordnad verksamhet. Det var också viktigt att synliggöra var i verksamheten det fanns behov av att tydliggöra och utveckla gemensamma processer och arbetssätt.

Det fanns också ett behov av att säkerställa att verksamheten levde upp till krav på systematiskt kvalitetsarbete enligt kraven i SOSFS 2011:9, samtidigt som organisationen ville stärka sin förmåga att arbeta mer sammanhållet och långsiktigt. För att möjliggöra detta behövdes en tydligare struktur, gemensamma processer och en bättre förståelse för hur verksamhetens olika delar hänger ihop.

Incubit fick uppdragetatt kartlägga, definiera och visualisera socialtjänstens processer samt att skapa en struktur som möjliggör ett mer processorienterat arbetssätt. I uppdraget ingick även att tydliggöra roller och ansvar, samt att skapa förutsättningar för effektiv samverkan både inom och mellan verksamheter.

Syftet med arbetet var att öka förståelsen för verksamhetens processer genom att skapa en tydlig översikt över de viktigaste processerna. Arbetet skulle inte bara ge en bild av nuläget, utan även lägga grunden för ett långsiktigt och hållbart utvecklingsarbete där processer används som ett verktyg för styrning, uppföljning och förbättring.

Arbetet drevs nära verksamheten med ett tydligt fokus på att skapa struktur, samsyn och framdrift. Genom att facilitera workshops, leda processteam och driva arbetet framåt säkerställdes både kvalitet i leveransen och förankring i organisationen.

Viktiga insikter frånarbetet

‍En central insikt från arbetet är att nulägeskartläggning är avgörande för att skapa förståelse och kunna driva förändring. Genom att synliggöra hur arbetet faktiskt fungerar blir det möjligt att identifiera förbättringsområden och prioritera rätt insatser.

Arbetet visade också att ledningens engagemang och medarbetarnas delaktighet är avgörande för att lyckas. När verksamheten involveras i arbetet skapas både bättre resultat och en starkare förankring.

Nästa steg‍

För att bygga vidare på det arbete som genomförts ligger fokus framåt på att etablera en tydlig processorganisation och säkerställa att alla processer har tydliga ägare och ansvar.

Arbetet kommer även fortsätta med att kartlägga återstående processer och vidareutveckla de processer som redan identifierats. Utbildning och kompetensutveckling blir centrala delar för att stärka organisationens förmåga att arbeta processorienterat.
Genom att fortsätta utveckla arbetssätt, struktur och kultur skapas förutsättningar för en mer sammanhållen, effektiv och medborgarfokuserad verksamhet.