Intresset för digitala lösningar inom HR-området har ökat de senaste åren. Organisationers behov av säker och korrekt information om medarbetaren (HR-masterdata) anses mer och mer affärskritisk. Idag hänvisar industri 4.0 till sammansättningen av avancerad, digital teknik som används inom industrin, vilken inkluderar Big Data, analytics, molntjänster, AI, maskininlärning, robotik, sensorer och digitala tvillingar. Målet är att ansluta den fysiska och digitala världen med hjälp av utrustning, internetanslutning, data och analys. Detta kommer givetvis att inkludera och inkluderar redan i dag området HR. Men vad är HR-masterdata, hur kan den användas och vad krävs av ett HR-system. Vi bad Lena Wepplinger på incubit, med stor erfarenhet av att hjälpa verksamheter att hitta rätt i världen av HR-system, att skriva några rader.
Googla på vad ett företags viktigaste tillgång är och 95 procent av träffarna kommer att handla om medarbetare. Fråga sedan fritt valt antal företagare vilken resurs som kostar dem mest, och de flesta kommer att svara; våra anställda.
Masterdata effektivt strukturerad i HR-systemet
Ställ sedan följdfrågan: Om medarbetarna är din mest kostnadskrävande post, vad har du då för digitalt HR-system som säkerställer att du har all HR-masterdata effektivt strukturerad för att utveckla medarbetare och företag? Några kommer ge dig namnet på ett lönesystem med lite moduler, andra att deras affärssystem nog har funktioner för HR medan väldigt många kommer att börja skruva på sig lite besvärat. Den bittra sanningen är att i företags digitaliseringsprocesser har man sällan något riktigt bra system för HR, än mindre en strategi för det.
Innan vi går vidare i system- och strategifrågan, låt oss dröja lite kring HR-masterdata. Vad är det och varför är den viktig? Masterdata inom HR är kortfattat viktiga data som är knuten till medarbetarna – vad har de för anställningar, hur ser deras befattningsbeskrivningar ut och vilka roller har de i verksamheten? Finns det till exempel några speciella villkor i anställningen? Det kan också vara utvecklingsplaner och medarbetarsamtal.
Här kan även finnas annan nödvändig arbetsrättslig och verksamhetsmässig information som krävs för att kunna bedriva en sund verksamhet. Detta var något många arbetsgivare blev varse under pandemin vilken drastiskt medvetandegjorde arbetsgivaransvaret på ett nytt sätt. Då förstod många att det var deras ansvar att medarbetare som arbetade hemma hade en vettig miljö avseende exempelvis ergonomiska arbetsmöbler. Även om en arbetsgivare inte såg hur de anställda mådde när de arbetade hemma, hade de fortfarande ansvar för dem.
GDPR-säkra medarbetares uppgifter
Tyvärr har många, i övrigt moderna företag, dålig kunskap kring dels all information det finns runt HR, dels hur de kan använda den för verksamhetens och medarbetarnas utveckling. Det HR-team man eventuellt har, får lägga mycket tid på administration kring information och data för anställda. Det finns ofta heller inga vettiga möjligheter att få ut rapporter och analyser ur något system, alltmedan personuppgifter finns lite överallt – några i en pärm, andra i ett Exceldokument eller i värsta fall endast i huvudet på någon. Att snabbt sammanställa information eller GDPR-säkra den låter sig knappast göras (lagen om personuppgifter, General Data Protection Regulation, som trädde i kraft i maj 2018, skärpte ytterligare kraven på företag att kunna hantera medarbetares uppgifter på ett säkert sätt).
Digitaltsystem för onboarding, offboarding och employer branding
Företagets i vissa sammanhang viktigaste och mest affärskritiska BI har helt enkelt inte den framskjutna position den bör ha i ett konkurrenskraftigt företag. Och det handlar inte bara om HR-processer som onboarding, offboarding, medarbetarsamtal, employer branding och rekrytering, utan om arbetsprocesser, löner, successionsordning och annan verksamhetskritiska data.
Finns det då digitala system för detta i dag? Ja, det finns bra system men de ställer stora krav på kunden. Du måste ha koll på vad du vill ha, vilka behov just ert företag har, annars är det lätt att hamna i systemleverantörens tänkta lösning som kanske inte passar ert sätt att arbeta. En bildlig analogi är att köpa en byrå utan lådor eller med stora lådor – du måste bestämma strukturen i byrån och lådorna. Vad stoppar du var, för vem ska informationen vara tillgänglig, agerar ni nationellt eller internationellt, vad vill ni kunna göra med datan, etc? Det finns enorma system med massor av funktioner, men är det ett sådant ni behöver eller ett mindre som är integrerat med andra system i verksamheten? Här gäller det att mappa mot verksamhetens behov och koppla den till strategin. Fyra steg att arbeta sig igenom brukar vara:
Effektanalys: Vilken information finns, var finns den, hur används den, hur vill man använda den i framtiden och vilken affärsmässig skillnad ska HR-systemet göra? Inte sällan sitter IT, HR och ekonomi med samma information utan att veta om det.
Intressentanalys: Vilka intressenter finns att ta hänsyn till, vilka kommer att använda systemet och vilka ska använda datan? Här är det viktigt att bestämma vilka och vem som ska ha access till vad.
Medarbetarresan: Hur ser den ut, hur jobbar ni och vilka system/metoder har medarbetarresans hållplatser? Och kanske ännu viktigare – hur vill ni att resan ska se ut? Att integrera ett nytt system i verksamheten ger också nya möjligheter.
Leverantörsanalys: När ni vet vad ni behöver – scanna av marknaden för HR-system och gör ett urval av tänkbara leverantörer som sedan får presentera systemen utifrån era behov, inte utifrån deras sätt att se på HR.
Nu är du snart i gång. Men missa inte det viktigaste: Lägg tid på implementeringen av systemet för få alla att förstå vilken nytta just de kan ha av det.
Läs gärna om hur vi hjälpte Rikshem i förstudien till val av HR-system.
